Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutz für Bewerber

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – besonders auch auf Ihre Initiativ-Bewerbung.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten bei einer rein informatorischen Nutzung unserer Website informieren wir Sie auf unserer Website www.hkc.de/datenschutz. Diese finden Sie auch im Bereich „Datenschutz“ auf unserer Homepage.
Diese Erklärung bezieht sich auf das Bewerbungsverfahren bei der HK Consulting GmbH (im Folgenden „HKC“), das für Personalbeschaffungszwecke genutzt wird. Die Erklärung liefert unseren Stellenbewerbern („Sie“ bzw. „Ihnen“) allgemeine Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch HKC sowie zu Ihren Rechten, die Ihnen nach dem gültigen Datenschutzrecht zustehen. In dieser Erklärung bezeichnen wir diese Art von Informationen als „Bewerbungsdaten“.
Lesen Sie bitte diese Erklärung sorgfältig durch, bevor Sie uns Ihre Bewerbung zusenden.

Erhebung personenbezogener Daten

Wir erheben Ihre Bewerbungsdaten für unsere Ressourcenplanung und Personalbeschaffung sowie zu organisatorischen Planungszwecken. Hierzu zählen:

Bewerbungsinformationen: Diese Angaben informieren uns in allgemeiner Form darüber, wer Sie sind, und vermitteln uns einen ersten Eindruck bezüglich Ihrer Fähigkeiten und Geeignetheit für bestimmte Stellen. Zu diesen Arten von Informationen können Ihr(e) Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, andere Kontaktinformationen und die von Ihnen bevorzugte Art der Kontaktaufnahme gehören. Diese Informationen können ferner in Ihrem Begleitschreiben enthaltene Daten, Ihren Lebenslauf (z. B. fachliche Qualifikationen, bisherige berufliche Erfahrungen, Ausbildungsniveau, Kompetenzen und Kenntnisse, derzeitiges Grundgehalt, zusätzliche Prämien und/oder Provisionen sowie persönliche Interessen und Erfahrungen), in Ihren Social Media-Konten oder privaten Websites oder Konten (z. B. XING, LinkedIn oder Twitter) enthaltene Daten, Informationen darüber, wie Sie von der Stelle erfahren haben, Informationen über die Tätigkeiten und Projekte, mit denen Sie befasst gewesen sind, sowie jegliche weiteren Informationen einschließen, die Sie uns als Teil Ihrer Bewerbung zukommen lassen möchten.
Informationen aus dem Bewerbungsverfahren: Hierbei handelt es sich um Informationen, die als Ergebnis des Bewerbungsverfahrens erhoben wurden, wie etwa Ihr Auftritt im Rahmen von Vorstellungsgesprächen sowie Informationen, die von Ihren als Referenz benannten Personen beigesteuert worden sind.
Informationen für künftige Gelegenheiten: Dies sind Informationen, die erhoben werden, um mit Ihnen hinsichtlich künftiger Beschäftigungsmöglichkeiten bei HKC in Kontakt zu bleiben, wie etwa Ihr(e) Name, E-Mail-Adresse, XING-, LinkedIn-Profil, Aufenthaltsort, Spezialgebiet sowie die Art der Stellen, an denen Sie interessiert sind. Sie können während Ihrer Bewerbung die Anlegung dieses Datenbestands ablehnen, wenn Sie dies wünschen.
Anmeldedaten und Passwort sowie diejenigen weiteren Informationen, die in Verbindung mit Ihrer Authentifizierung genutzt werden.

HKC kann außerdem Hintergrundrecherchen und -bewertungen von Dritten beziehen und diesbezügliche Informationen während des Bewerbungsverfahrens speichern („Einstellungsprüfungen“). Personenbezogene Daten zu strafrechtlichen Verurteilungen oder medizinische Daten werden nur angefragt, wenn dies nach geltendem Recht gestattet ist.
Wenn Sie vorhaben, uns Informationen zu einer Referenzperson oder anderen Dritten als Teil Ihres Lebenslaufs zu überlassen, sind Sie dafür verantwortlich sicherzustellen, dass der Dritte keine Einwände dagegen hat, dass wir seine Daten erhalten. Wenn Sie uns derartige Daten überlassen, gehen wir davon aus, dass dies geschehen ist.
Wir weisen darauf hin, wenn es sich bei den von uns angeforderten Informationen um obligatorische oder optionale Informationen handelt. Wir erläutern ferner die Konsequenzen, wenn Sie sich dazu entschließen, von uns als obligatorisch bezeichnete Informationen nicht zu überlassen. In manchen Fällen mag dies dazu führen, dass wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten können.

Verwendung personenbezogener Daten

Wir verwenden diese Informationen für die Bewertung und Auswahl von Bewerbungen. Zu typischen Verwendungsarten zählen:

Unterstützung und Bearbeitung Ihrer Bewerbung, um beispielsweise Ihre Möglichkeiten beurteilen zu können, den Anforderungen zu entsprechen, Bewerber in die engere Wahl zu ziehen und von Bewerbern gelieferte Referenzen und berufliche Qualifikationen zu überprüfen,
Vorbereitung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Prüfungen
Analyse und Bewertung der Ergebnisse von Vorstellungsgesprächen und Prüfungen sowie
für andere Zwecke im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bis hin zur abschließenden Einstellung.

Wir können Bewerbungsdaten zudem für die Befolgung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften verwenden, beispielsweise für die Sicherstellung der Befolgung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und die Erfüllung anderer rechtlicher oder steuerlicher Verpflichtungen oder in Verbindung mit Gerichtsverfahren, internen Ermittlungen oder Prüfungen, sowie für die Sicherstellung der Befolgung unserer Richtlinien zur Bekämpfung von Geldwäsche, Bestechung und Korruption sowie zur Überwachung der Chancengleichheit.
Wir verarbeiten Ihre Bewerbungsdaten nur, wenn uns für die jeweiligen Zwecke eine Rechtsgrundlage zur Verfügung steht. Die Daten werden von uns im Wesentlichen für den Zweck verarbeitet, uns bei der Entscheidung über den Abschluss eines Arbeitsvertrags mit Ihnen zu unterstützen. Ansonsten verarbeiten wir Ihre Bewerbungsdaten auf der Grundlage Ihrer diesbezüglichen Zustimmung, die Sie jederzeit widerrufen können.
Wir sind ferner zur Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten berechtigt, um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen oder unseren legitimen Geschäftsinteressen zu dienen (beispielsweise, wenn es notwendig ist, um ein effizientes Bewerbungsverfahren durchführen zu können).

Weitergabe personenbezogener Daten

(a) Innerhalb von HKC
Wir beschränken den Zugang zu Bewerbungsdaten auf Mitarbeiter:innen in unserem Haus, die diese Informationen kennen müssen. So haben etwa bestimmte Mitarbeiter:innen von HKC  Zugang zu Ihren Bewerbungsdaten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten und das Bewerbungsverfahren zu verwalten (hierzu können Mitarbeiter:innen in unserer [Personal]-Abteilung sowie andere Mitarbeiter:innen zählen, an die Sie im Fall einer erfolgreichen Bewerbung berichten würden).
(b) Außerhalb von HKC
für Zwecke des Erhalts einer rechtlichen Beratung von unseren externen Rechtsanwälten oder im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten mit Dritten.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

HKC trifft sachgerechte technische, organisatorische und rechtliche Vorkehrungen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Dazu zählt ein eigener Personalmandant innerhalb der eingesetzten DMS-Landschaft der Fa. SER mit speziellen Zugriffsrechten.

Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verwahren Ihre Bewerbungsdaten im Einklang mit unseren internen Aufbewahrungsrichtlinien und -verfahren. HKC verwahrt Ihre personenbezogenen Daten für 12 Monate ab dem Datum der Überlassung bzw. letzten Aktualisierung Ihrer Kontaktangaben/Kontoinformationen. Wenn Sie jedoch beschließen, nicht für weitere Stellen berücksichtigt werden zu wollen, können Sie diese Option während des Bewerbungsverfahrens wählen, in welchem Fall wir nach Abschluss des Verfahrens Ihre Informationen löschen, anstatt sie aufzubewahren. Nach Ablauf von 12 Monaten ab der Einreichung oder letzten Aktualisierung Ihres Profils werden Ihre personenbezogenen Daten anonymisiert und sind für Einsichtszwecke nicht mehr zugänglich. Vor Beginn des Anonymisierungsprozesses kann Ihnen HKC ein Erinnerungsschreiben zusenden, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Daten in unserem Talentpool zu belassen. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nach der zuvor genannten Frist in unserem Talentpool belassen möchten, können Sie einfach das versandte Erinnerungsschreiben beantworten, woraufhin HKC Ihre Daten für einen weiteren Zeitraum von 12 Monaten aufbewahren kann.
Wenn Sie das Bewerbungsverfahren erfolgreich abgeschlossen haben und ein/e neuer Mitarbeiter:in geworden sind, können Ihre personenbezogenen Daten in Ihrer Personalakte abgelegt, für andere beschäftigungs-/tätigkeitsrelevante Zwecke benutzt und in HKCs Talentpool für mögliche künftige Positionen aufbewahrt werden. Ihre personenbezogenen Daten können ferner weiteren für HKC-Mitarbeiter:innen geltenden Datenschutzvorschriften unterliegen.

Ihre Rechte

Auch wenn wir bereits im Besitz Ihrer personenbezogenen Daten sind, haben Sie verschiedene Rechte im Hinblick auf diese Daten. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang an uns wenden möchten, nehmen Sie bitte Kontakt (Hyperlink setzen auf das entsprechende Kontaktformular!) mit uns auf. Wir werden uns bemühen, Ihre Anfrage schnellstmöglich und in jedem Fall entsprechend den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir ggf. Aufzeichnungen unserer Kommunikation aufbewahren, um von Ihnen angesprochene Probleme besser lösen zu können.
Widerspruchsrecht: Falls wir Ihre Daten nutzen, weil dies unserer Ansicht nach unseren berechtigten Interessen entspricht, und Sie dem nicht zustimmen, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu. Wir werden innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Anfrage reagieren (in bestimmten Fällen sind wir jedoch ggf. berechtigt, diesen Zeitraum zu verlängern). In der Regel werden wir Ihnen nur unter bestimmten, eng umgrenzten Umständen widersprechen.
Recht, die Einwilligung zu widerrufen: Wenn wir Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Aktivitäten (beispielsweise Ihre Einwilligung, Werbung an Sie zu versenden), eingeholt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.
Antrag von betroffenen Personen auf Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten: Zur Klarstellung: Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung von uns darüber anzufordern, welche Informationen wir über Sie gespeichert haben, und uns aufzufordern, diese Informationen zu ändern, zu aktualisieren oder zu löschen. Wir können Ihrer Aufforderung daraufhin nachkommen. Zusätzlich haben wir folgende Möglichkeiten:

Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, oder Sie um weitere Informationen zu Ihrer Aufforderung bitten, und
sofern dies gesetzlich zulässig ist, Ihren Antrag ablehnen. (In diesem Fall werden wir Ihnen die Gründe für die Ablehnung jedoch erläutern.)

Recht auf Löschung: In bestimmten Situationen (beispielsweise, wenn wir Ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet haben) sind Sie berechtigt, uns aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten zu „löschen“. Wir werden innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Aufforderung reagieren (in bestimmten Fällen sind wir jedoch ggf. berechtigt, diesen Zeitraum zu verlängern) und Ihnen nur unter bestimmten, eng umgrenzten Umständen widersprechen. Wenn wir uns mit Ihrer Aufforderung einverstanden erklären, werden wir Ihre Daten löschen.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Falls Sie es wünschen, sind Sie berechtigt, Ihre Daten von uns an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Wir werden Sie dabei unterstützen, indem wir Ihre Daten direkt für Sie übermitteln oder indem wir Ihnen eine Kopie in einem üblichen maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.
Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Zudem haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen lokalen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die Aufsichtsbehörde ist die/der Landesdatenschutzbeauftragte des Landes Nordrhein-Westfalen.
Postanschrift:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

Unsere Kontaktinformationen

HKC hat sich verpflichtet, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Einklang mit maßgeblichen Gesetzen zum Schutz von Daten und Privatsphäre zu gewährleisten. Wenn es um Themen geht, die in dieser Erklärung behandelt werden, können Sie sich an HKCs Datenschutzbeauftragten an folgender Adresse wenden: datenschutzbeauftragter@hkc.email
Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit ändern, um Änderungen an Gesetzen, behördlichen Richtlinien oder unseren Datenschutzpraktiken im Einklang mit geltendem Recht zu berücksichtigen. Wenn dies geschieht und die entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht, übermitteln wir Ihnen eine neue oder aktualisierte Erklärung, in der detailliert erläutert wird, was sich an der Nutzung Ihrer Bewerbungsdaten geändert hat und welche Maßnahmen Sie gegebenenfalls zu ergreifen haben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – besonders auch auf Ihre Initiativ-Bewerbung.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.